|
||||||||
|
||||||||
Tháng Mười Một 1, 2007
Tháng Mười Một 1, 2007
Giả lập môi trường mạng với Personal Web Server
Xem bai viet bang font ABC
Hoàng Nam Hải Địa chỉ E-mail: HoangNamHai@Hotmail.Com
1. Bạn có cần thiết lập một mạng cho riêng mình?
Lập trình trên mạng, đó là một công việc khá thú vị, Nhưng một trong những khó khăn gây cản trở rất lớn đối với những người yêu thích việc lập trình mạng đó là việc thiết lập một mạng máy tính nhỏ cho riêng mình để thử nghiệm và viết các chương trình. Xin lưu ý với bạn rằng: bạn cần thiết lập một mạng máy tính dành riêng cho mình để thực hiện công việc nghiên cứu, thử nghiệm chương trình. Điều này rất quan trọng. Giả sử như ở cơ quan của bạn cũng có một mạng máy tính, có thể đây là một môi trường phù hợp để bạn có thể phát triển những ứng dụng mạng của mình. Tuy nhiên hãy xem xét vấn đề sâu hơn một chút. Bạn có quyền truy nhập mạng, hẳn rồi, tuy nhiên bạn có quyền đọc, ghi/lưu trữ các thông tin, sửa đổi cấu hình hay cho chạy một số ứng dụng trên máy chủ trên máy chủ không? (Tôi chắc rằng một số chương trình của bạn cần được chạy trên máy chủ). ở hầu hết các mạng cục bộ trong các cơ quan, do vấn đề bảo mật thông tin, rất ít người sử dụng được các quyền này. Kể cả trong trường hợp có toàn quyền điều khiển máy chủ, đôi lúc bạn vẫn có thể gặp rắc rối. Đó là những lúc bạn cài thêm cho máy chủ một số phần mềm hoặc thiết lập lại cấu hình cho phù hợp với yêu cầu của bạn máy chủ gặp một số trục trặc nho nhỏ. Như bạn đã biết, máy chủ là một trong những hạt nhân, một thành phần không thể thiếu được của mạng, vì vậy việc máy chủ ngừng hoạt động trong vài giờ cũng đủ để mọi hoạt động máy tính trong mạng ngưng trệ…
Hãy thử đơn giản hoá một cách tối đa những gì bạn cần để thiết lập một mạng máy tính cho riêng mình: 2 máy PC (một máy chủ, một máy khách), một số cáp nối, modem, card mạng, hub? Phương pháp này có thể chấp nhận được tuy nhiên hơi tốn kém (hiển nhiên rồi, cần gì phải có tới 2 máy PC trong khi các chương trình của bạn chỉ cần viết trên một máy là quá đủ).
Quả là khó khăn! Tuy nhiên vẫn còn một giải pháp khác rất đơn giản, tiện lợi và cũng khá hiệu quả, đó là: sử dụng chương trình Personal Web Server (PWS). PWS hay Web Server cá nhân là một chương trình được Microsoft cung cấp nhằm giúp bạn tổ chức mạng INTRANET chạy với Windows95 OSR2/98 và WindowsNT. Chương trình này được đi kèm với phiên bản Windows98, FrontPage97 và FrontPage98. Như vậy, với chương trình này, máy PC của bạn vừa đóng vai trò là máy chủ (web server), vừa đóng vai trò là máy khách, do vậy bạn có thể thoải mái thực hiện các thử nghiệm cũng như thiết lập lại cấu hình theo ý mình. Nếu bạn có modem và một đường kết nối với Internet, những người sử dụng khác cũng có thể qua Internet/Intranet để vào xem những trang Web trên máy của bạn. Rất thú vị?
2. Cài đặt và làm việc với PWS
Nếu như máy tính của bạn chưa được cài đặt Personal Web Server, hãy cài đặt nó theo các bước sau đây:
- Vào Control Panel
- Chọn Network
- Trên hộp thoại hiện ra, nhấn nút Add
- Tiếp đó chọn Service –> Microsoft –> Personal Web Server và nhấn OK và khởi động lại máy.
Sau khi bạn đã cài xong PWS, hãy bỏ một chút thời gian để học cách làm việc với nó. Trước hết, hãy nhấn kép lên biểu tượng Personal Web Server trong Control Panel. Trên khung hộp thoại hiện ra, nhấn vào thanh Start Up và nhấn nút Start để khởi động PWS. Từ lúc này, máy của bạn đã được giả lập thành một Web Server. Địa chỉ web của bạn lúc này sẽ là: http://(tên máy chủ của bạn)/
Ví dụ như: tên máy của tôi là: HoangNamHai thì địa chỉ web của tôi lúc này sẽ là: http://HoangNamHai/ (Nếu bạn không biết chắc chắn tên máy của mình là gì, hãy vào Network trong Control Panel, chọn Indentification, chuỗi ở trong ô Computer name chính là tên máy của bạn. Bây giờ bạn có thể dùng trình duyệt để xem thử trang web mặc định tại địa chỉ này. Chú ý: ngoài địa chỉ trên bạn còn được cung cấp một địa chỉ khác là: http://localhost/ và một địa chỉ IP mặc định: 127.0.0.1; Hãy ghi nhớ con số này, nó sẽ rất cần thiết đối với bạn trong việc lập trình sau này.
Phải công nhận rằng trông nó xấu tồi tệ, tuy nhiên không có vấn đề gì, bạn có thể sửa đổi được nó – nó hoàn toàn nằm dưới tầm kiểm soát của bạn mà.
2.1 Sửa đổi trang Web mặc định
Lý do để sửa trang Web nguồn là hoàn toàn hợp lý: nó quá xấu và không phù hợp với bạn, nhưng vấn đề đặt ra bây giờ là làm thế nào để sửa nó.
Khi bạn cài đặt PWS, trên ổ đĩa C của bạn sẽ xuất hiện một thư mục mới với tên gọi: WebShare. Tất cả những file, những trang Web được đặt trong thư mục WWWRoot (thư mục con của WebShare) sẽ được coi là các file được đặt trên web server của bạn. Điều này có nghĩa là khi muốn đặt một file dữ liệu hay một trang web nào đó vào server của mình, bạn chỉ cần đơn giản là thực hiện sao chép các file vào trong thư mục này.
Chú ý: trong thư mục này, bạn nên để trang homepage của mình có tên là: default.htm. Điều này rất hữu ích bởi vì: khi bạn nhập vào dòng địa chỉ: http://localhost/ trang default.htm này cũng sẽ được gọi ra thay vì phải đánh đầy đủ địa chỉ là: http://localhost/default.htm. Với phương pháp này bạn có thể tiết kiệm được khá nhiều thời gian trong quá trình sử dụng sau này.
Để tiện cho việc sắp xếp, phân loại và cập nhật dữ liệu, bạn có thể tạo cho mình các thư mục con ở bên trong này. Chẳng hạn như thư mục: image là dùng để lưu trữ các file hình ảnh, thư mục sound là dùng để chứa các file âm thanh… Nhưng thay vì dấu ngăn cách giữa các tên thư mục là: “\ ” như ở trong môi trường Windows, dấu ngăn cách giữa các tên thư mục được qui định để truy nhập trong PWS sẽ là: “/”
2.2 Quản lý dịch vụ WWW
Phải nói rằng việc quản lý dịch vụ WWW của PWS khá đơn giản, công việc quản lý không những có thể thực hiện trên máy cài PWS mà còn có thể được thực hiện trên bất kì một máy khách nào khác có sử dụng trình duyệt (ví dụ như Microsoft Internet Explorer hay Netscape Navigator). Để khởi động trình quản lý, bạn có thể thực hiện một trong hai cách sau:
- Mở Control Panel, nháy kép chuột trên biểu tượng Personal Web Server và nhấn vào thanh Administration và cuối cùng là nhấn nút Admin.
- Nhấn phím phải chuột trên biểu tượng Personal Wev Server trên thanh taskbar và nhấn vào dòng Administer.
Phần quản lý dịch vụ WWW được chia làm ba mảng lớn
- Quản lý việc truy nhập dịch vụ: định số kết nối tối đa mà máy chủ có thể chấp nhận, yêu cầu mật khẩu khi truy nhập…
- Quản lý các thư mục: bạn có thể thêm, xoá hoặc đổi tên các thư mục cũng như đường dẫn ảo của nó. Ngoài ra bạn cũng có thể đặt các thuộc tính cho phép đọc/thực hiện các chương trình trong thư mục này.
- Quản lý việc ghi nhận các thông tin được truy nhập
Tuy nhiên theo ý kiến của tôi, có lẽ bạn chẳng bao giờ phải đụng đến chức năng này mặc dù nó không quá khó để sử dụng.
2.3 Personal Web Server và các cơ chế bảo mật
Các cơ chế bảo mật trong PWS chỉ được đặt với các thư mục, chẳng hạn như đối với Windows 95, File and Print Sharing đối với mạng Microsoft hay mạng NetWare sử dụng bảo mật cấp người sử dụng.
2.3.1 Cơ chế bảo mật Pass-Through
Nếu máy tính của bạn được đặt ở chế độ điều khiển truy nhập mức người sử dụng thông qua mạng, tên người sử dụng được quyền truy nhập Web Server cá nhân ở trên máy của bạn cũng phải có mặt trong danh sách người sử dụng domain NT, NetWare server 3.x, and NetWare 4.x. Bạn có thể tìm thêm thông tin về vấn đề này trong các tài liệu của Windows 95.
Cũng giống như Microsoft Internet Information Server (IIS), PWS sử dụng cơ chế bảo mạt dựa trên cơ sở hệ thống giao thức bảo mật Windows NT.
2.3.2 Cơ chế bảo mật ở mức độ dùng chung
Nếu máy tính của bạn được đặt ở chế độ bảo mật dùng chung (share-level), bạn sẽ không thể sử dụng danh sách những người sử dụng để hạn chế truy nhập vào các trang Web của bạn.
2.3.3 Cơ chế bảo mật ở mức độ dùng chung
Nếu Windows95 không được đặt cấu hình để hỗ trợ chế độ File and Print Sharing cho mạng Microsoft hay mạng Netware, PWS sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu người sử dụng cục bộ để quản lý cơ chế bảo mật ở mức độ dùng cho cho Web server của bạn và các thư mục con.
Đối với cơ chế bảo mật này, bạn có thể quản lý người sử dụng thông qua các ứng dụng dựa trên cơ sở Web.
FTP Server
Ngoài Web Server cá nhân, khi cài đặt Microsoft Personal Web Server, bạn còn được cung cấp thêm một dịch vụ hữu ích nữa: FTP Server cá nhân. Cũng giống như ở trong Web Server, địa chỉ FTP Server của bạn sẽ là:
ftp://localhost/ hay
ftp://127.0.0.1/ hay
ftp://(tên máy)/
Đây là một cơ hội khá tốt cho bạn tìm hiểu cấu trúc, cơ chế hoạt động của FTP Server và tập thiết kế những chương trình làm việc với chúng. Cấu trúc thư mục của FTP Server cũng được định nghĩa theo một cách tương tự như của Web Server (tức là dấu phân cách giữa tên các thư mục là “/” thay vì “\” như bạn thường gặp ở trong DOS hay Windows. Thư mục gốc của FTP Server được đặt ở trên ổ đĩa cứng của bạn với đường dẫn như sau: C:\WebShare\FTProot\. Vì vậy, tất cả những file được bạn đặt vào trong thư mục này sẽ được coi như ở trên máy chủ FTP, bạn có thể thêm thắt, sửa đổi nội dung của nó lúc nào tuỳ thích.
Chú ý: Web Server cá nhân và FTP Server cá nhân tuy cùng thuộc một chương trình nhưng chúng hoạt động độc lập với nhau. Như vậy, khi Web Server đang hoạt động thì không có nghĩa là FTP Server cũng đang hoạt động. Bạn có thể bật/tắt hoạt động của hai chương trình này bằng cách sau: nhấn kép vào biểu tượng Personal Web Server trong mục Control Panel. Trên hộp thoại hiện ra, nhấn vào thanh Services. Hộp thoại sẽ thông báo cho bạn biết ứng dụng nào đang được chạy, và ứng dụng nào chưa được chạy. Bạn có thể sử dụng nút Start hoặc Stop để điều khiển các chương trình theo ý mình.
Để kiểm tra xem FTP Server đã hoạt động tốt hay chưa, bạn nên dùng trình duyệt và trỏ tới địa chỉ ftp://localhost/ Nếu như trình duyệt trả về danh sách các file có trong thư mục c:\WebShare\Ftproot\ thì có nghĩa là FTP Server đã sẵn sàng sử dụng rồi đó.
3. Kết luận
Xét trên một mặt nào đó, khi các chương trình của bạn chạy tốt đối với Web Server cá nhân không có nghĩa là nó chạy tốt hoàn toàn trên mạng. Một số lỗi hoặc vấn đề sẽ phát sinh chỉ khi chạy thử các ứng dụng của mình trên hai máy khác nhau, tuy nhiên một điều không thể phủ nhận rằng, PWS là một giải pháp đơn giản, tiết kiệm rất hữu ích với những bạn không có điều kiện tiếp xúc và thực hành trực tiếp trên mạng nhưng có nhu cầu sử dụng môi trường mạng để học tập và nghiên cứu.
Cũng phải nói thêm rằng, Microsoft Personal Web Server không phải là một chương trình duy nhất cho phép bạn giả lập máy tính của mình thành một máy chủ, nhưng tôi cho rằng đây là một trong những chương trình sẵn có tốt nhất có thể đáp ứng được yêu cầu của bạn nhưng bộ phần mềm này không hỗ trợ việc giả lập Mail Server và cài đặt hệ thống Firewall. Nếu như bạn cảm thấy thú vị trong việc nghiên cứu hoạt động và lập trình với các vấn đề này, hãy vào địa chỉ www.download.com để tải xuống một số phần mềm tương ứng.
Nếu như bạn cần trao đổi với tôi về bài viết này, xin gửi thư tới địa chỉ email: HoangNamHai@Hotmail.Com.
Chúc các bạn thành công.
Tháng Tám 18, 2007
| Tính toán và chuyển font chữ trong Word | ||||||||
 |
||||||||
Chúng ta đã từng biết đến những mẹo nhỏ trong Word như: bảo mật văn bản, tăng tốc độ xử lý, chữa lỗi thường gặp. Trong đó, có thể nhắc đến hai thủ thuật rất tiện lợi và phổ biến sau: sử dụng máy tính và chuyển font chữ trong Word. Dùng máy tính trong word Khi đang thao tác word, đôi khi bạn cần phải thực hiện các phép tính toán đơn giản như: cộng, trừ, nhân, chia. Thay vì phải vào tiện ích máy tính (calculator) có sẵn trong máy tính (việc làm này thường mất nhiều thời gian), người dùng có thể sử dụng máy tính được tích hợp sẵn trong Word. Máy tính này giúp bạn đưa ra kết quả của các phép toán cần tính một cách nhanh chóng và tiện dụng. Để sử dụng được chức năng này trong word, trước tiên, bạn vào mục Tools/Customize. Tiếp theo, bạn kích chuột vào tab Commands sẽ hiển thị ra cửa sổ sau:
Tại mục Categories bạn chọn Tools. Sau chi chọn Tools, tại cửa sổ Commands bạn chọn Tools Caculate. Cuối cùng, bạn dùng chuột trái để kéo thả Tools Calculate vào bất kỳ thanh công cụ nào bạn muốn. Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng công cụ máy tính trong Word. Giả sử bạn cần thực hiện phép tính (5+3)/(3-1). Thật đơn giản, bạn chỉ cần bôi đen biểu thức cần tính, sau đó nhấn chuột vào Tools Calculate. Kết quả của phép tính này sẽ được hiển thị tại đáy cửa sổ, ngoài ra bạn có thể dùng lệnh Ctrl + V để dán kết quả vào. Chuyển font chữ trong word Vì một lý do nào đó, hai đoạn của một văn bản lại được đánh bởi font khác nhau, giả sử đoạn trên dùng font .Vntime, phần còn lại sử dụng font Times New Roman, bạn không muốn mất thời gian đánh lại toàn bộ văn bản trên, nếu vậy bạn có thể sử dụng tiện ích sau chuyển đổi font chữ trong Unikey. Để thực hiện được chức năng này bạn cần có chương trình Unikey, bạn có thể tải về miễn phí phần mền này từ trên mạng về. Trước tiên, bạn mở file văn bản ra, sau đó bôi đen toàn bộ phần cần chuyển đổi font. Tiếp theo, bạn kích chuột phải vào icon Unikey tại thanh công cụ. Tại menu của Unikey bạn kích vào mục Chuyển nhanh. Sau khi kết thúc thao tác này, sẽ hiển thị ra dòng chữ “Convert successfully” thông báo rằng bạn đã chuyển đổi font thành công. Cuối cùng, bạn quay lại văn bản ban đầu và Paste lại vào đây. Theo Dantri.com.vn Dùng máy tính trong word Khi đang thao tác word, đôi khi bạn cần phải thực hiện các phép tính toán đơn giản như: cộng, trừ, nhân, chia. Thay vì phải vào tiện ích máy tính (calculator) có sẵn trong máy tính (việc làm này thường mất nhiều thời gian), người dùng có thể sử dụng máy tính được tích hợp sẵn trong Word. Máy tính này giúp bạn đưa ra kết quả của các phép toán cần tính một cách nhanh chóng và tiện dụng. Để sử dụng được chức năng này trong word, trước tiên, bạn vào mục Tools/Customize. Tiếp theo, bạn kích chuột vào tab Commands sẽ hiển thị ra cửa sổ sau:
Tại mục Categories bạn chọn Tools. Sau chi chọn Tools, tại cửa sổ Commands bạn chọn Tools Caculate. Cuối cùng, bạn dùng chuột trái để kéo thả Tools Calculate vào bất kỳ thanh công cụ nào bạn muốn. Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng công cụ máy tính trong Word. Giả sử bạn cần thực hiện phép tính (5+3)/(3-1). Thật đơn giản, bạn chỉ cần bôi đen biểu thức cần tính, sau đó nhấn chuột vào Tools Calculate. Kết quả của phép tính này sẽ được hiển thị tại đáy cửa sổ, ngoài ra bạn có thể dùng lệnh Ctrl + V để dán kết quả vào. Chuyển font chữ trong word Vì một lý do nào đó, hai đoạn của một văn bản lại được đánh bởi font khác nhau, giả sử đoạn trên dùng font .Vntime, phần còn lại sử dụng font Times New Roman, bạn không muốn mất thời gian đánh lại toàn bộ văn bản trên, nếu vậy bạn có thể sử dụng tiện ích sau chuyển đổi font chữ trong Unikey. Để thực hiện được chức năng này bạn cần có chương trình Unikey, bạn có thể tải về miễn phí phần mền này từ trên mạng về. Trước tiên, bạn mở file văn bản ra, sau đó bôi đen toàn bộ phần cần chuyển đổi font. Tiếp theo, bạn kích chuột phải vào icon Unikey tại thanh công cụ. Tại menu của Unikey bạn kích vào mục Chuyển nhanh. Sau khi kết thúc thao tác này, sẽ hiển thị ra dòng chữ “Convert successfully” thông báo rằng bạn đã chuyển đổi font thành công. Cuối cùng, bạn quay lại văn bản ban đầu và Paste lại vào đây. Theo Dantri.com.vn |
Tháng Tám 18, 2007
Khắc phục sự cố trong Word 
Word là một trong những ứng dụng Windows mà bạn sử dụng khá thường xuyên. Chính vì thế, sẽ thật phiền toái nếu như một ngày nào đó, Word “dở chứng”.
Bằng những bước đơn giản, bạn có thể giải quyết được các vấn đề rắc rối mà Word gặp phải như dưới đây:
- Mất toolbar.
- Word hay báo lỗi và tự động đóng lại khi đang làm việc
- Word “đơ” ngay sau khi bạn mở
- Một số “hoạt động” bất thường của Word.
Nếu như bạn thấy Word có những dấu hiệu như trên thì có thể lỗi nằm trong template Normal hoặc trong add-in. Để tìm và loại bỏ những rắc rối này, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:
Xoá tất cả các file tạm thời
Bất kể khi nào bạn mở một văn bản, Word cũng sẽ tạo ra một file tạm để lưu trữ tất cả các thông tin về văn bản đó. Thông thường, Word sẽ xoá các file tạm này khi bạn đóng văn bản, tuy nhiên, thỉnh thoảng, vì một lý do nào đó mà chúng vẫn lưu lại trong máy của bạn và gây ra một số rắc rối khiến cho Word hay Windows của bạn hoạt động không đúng cách.
Cách tốt nhất để xoá các file tạm là từ Windows Explorer:
- Đóng tất cả các ứng dụng Windows
- Nhấn phím F3 để mở chức năng tìm kiếm trong Windows Explorer
- Đảm bảo rằng bạn tìm kiếm trong tất cả các ổ đĩa, và cả thư mục con.
- Gõ dòng chữ sau vào trong hộp tìm kiếm: *.tmp;~*.do?;~*.wbk
- Kích chuột vào phím Search (tìm kiếm).
- Xoá tất cả các file được tìm thấy.
Có một số người (hoặc một chương trình nào đó) thường đặt tên file có thêm dấu (~), và do đó, các file này cũng sẽ hiện ra trong kết quả tìm kiếm. Trước khi bạn xoá tất cả các file, hãy chắc chắn rằng chúng thực sự là các file tạm. Nếu như bạn vẫn gặp phải các rắc rối thì có thể kiểm tra lại các template (mẫu) mà Word tải xuống khi bạn bắt đầu kích hoạt ứng dụng Office này.
Mở Word “sạch”
Mỗi khi bạn mở Word, các template Normal sẽ được tải xuống cùng với các add-in trong folder Startup của bạn. Bạn có thể “chỉ bảo” cho Word biết cách khởi động mà không cần phải tải bất kỳ một template nào:
- Mở Word bằng cách kích chuột vào menu Start, chọn Run, sau đó gõ: winword.exe /a
Tiếp theo ấn Enter. Hãy nhớ là có một dấu gạch chéo trước chữ a (/a). Điều này sẽ giúp bạn mở Word mà không tải bất kỳ add-in, template hay Normal.dot. Nếu như điều này có thể giúp bạn giải quyết vấn đề mà bạn đang gặp phải thì hãy xem tiếp bước sau, còn nếu không, bạn có thể bỏ qua mẹo này.
- Đóng Word.
- Sử dụng chức năng Windows Fine để xác định vị trí của Normal.dot:
+ Nhấn F3 để mở cửa sổ tìm kiếm
+ Đảm bảo rằng lệnh tìm kiếm của bạn được thực hiện ở tất cả các ổ và cả các thư mục con
+ Gõ chữ Normal.dot trong hộp thoại tìm kiếm và nhấn phím Search.
Tuỳ thuộc vào phiên bản Windows mà Normal.dot có thể là một folder ẩn. Trong Windows Explorer, chọn Tools/Folder Options, chọn thẻ View, và kích chuột vào ô chọn “Show hidden files and folders”.
- Kích chuột phải vào Normal.dot trong kết quả tìm kiếm và đổi tên nó thành Normal.old.
- Khởi động lại Word.
Khi bạn xoá hay đổi tên file Normal.dot, Word sẽ tạo ra một file mới dựa trên những thiết lập mặc định. Nếu như bạn giải quyết được rắc rối thì có nghĩa là template Normal của bạn có vấn đề. Còn nếu không, hãy kiểm tra các template khác cũng được tải xuống khi mở Word.
Loại bỏ các template khác
Nếu như template Normal không có lỗi, bạn cần phải kiểm tra các template và add-in khác:
- Để bắt đầu hãy xem có những template và add-in nào được kích hoạt khi khởi động Word. Muốn biết bạn hãy kiểm tra trong thư mục Startup (thông thường nó ở đường dẫn sau: C:\Documents and Settings\username\Application Data\Microsoft\Word\Startup; nếu không thấy bạn có thể tìm kiếm theo các cách trên).
- Di chuyển tất cả các file này ra khỏi folder Startup.
- Đóng Word lại, và sau đó, đưa một add-in trở lại thư mục Startup. Mở và kiểm tra Word. Nếu thấy Word hoạt động bình thường thì đóng Word lại và tiếp tục thực hiện với các add-in tiếp theo. Khi bạn thấy Word gặp vấn đề thì có nghĩa là bạn đã tìm ra được add-in có lỗi. Hãy loại bỏ add-in này.
Theo 24H.
Tháng Tám 18, 2007
Thủ thuật cao cấp trong MS Word
Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm… mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng.
Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.
Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.
Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.
Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).
* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.
Bước 3: Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào menu Tools > Mail Merge.
1. Ở mục 1 Main Document nhấp nút Create > chọn Mailing Labels…
2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.
3. Ở mục 2 Data Source nhấp nút Get Data > Open Data Source…> chỉ đường dẫn tới tập tin nguồn cơ sở dữ liệu Excel đã tạo.
4. Nhấp Ok trong hộp thoại Mirosoft Excel Entire Spreadsheet hiện ra.
| Chọn toàn nội dung bảng tinh: Entire Spreadsheet. |
5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế.
6. Trong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới.
| Chọn New-Label để tạo nhãn mới. |
- Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name.
- Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm).
- Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3)…. ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo).
7. Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính.
| Thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng Việt. |
8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK
9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.
Bước 4: Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một.
Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẩu tin Record.
Bước 5: Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).
Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công!
Theo TTO.
